Clase 3: Diseño de Tablas en Microsoft Access

Creación de Tablas y Campos:

El Diseño de Tablas en Microsoft Access es la base o el punto de partida en el desarrollo de Bases de Datos Access La creación de tablas es el primer paso fundamental en el diseño de bases de datos. En esta clase, nos enfocaremos en cómo crear tablas y definir sus campos, sentando las bases para la organización estructurada de los datos.

• El «Inicio del Proceso» en el diseño de tablas se refiere a los primeros pasos que los estudiantes aprenderán al crear una nueva estructura de base de datos o al trabajar con una base de datos existente. Aquí se detalla este proceso:
  • Apertura de Microsoft Access:
    • El proceso comienza abriendo Microsoft Access, ya sea desde el menú de inicio, el escritorio o el acceso directo en la barra de tareas. Una vez que la aplicación está abierta, los estudiantes pueden comenzar a trabajar en la creación o modificación de una base de datos.

• • Selección de una Base de Datos Existente o Creación de una Nueva:
    • Una vez dentro de Microsoft Access, se puede seleccionar entre dos opciones principales:
      • Abrir una base de datos existente: Si están trabajando en un proyecto ya iniciado, podrás seleccionar y abrir la base de datos existente. Esto te permitirá continuar trabajando en la estructura de tablas y realizar ajustes según sea necesario.
      • Crear una nueva base de datos: Para iniciar un proyecto desde cero, los estudiantes aprenderán a crear una nueva base de datos. Esto implica proporcionar un nombre para la base de datos y especificar la ubicación donde se guardará.

• • Acceso al Diseño de Tabla:
    • Una vez que la base de datos está abierta o creada, podrás acceder al área de diseño de tablas. Esto se puede hacer a través de la pestaña «Crear» y seleccionando la opción «Diseño de tabla». También pueden optar por utilizar la vista «Hoja de datos» si prefieren ingresar datos directamente.

• • Diseño de Campos y Definición de Propiedades:
    • En el área de diseño de tablas, comenzarás a definir los campos que formarán parte de la tabla. Para cada campo, asignarán un nombre significativo y elegirán el tipo de dato que mejor se adapte a la información que contendrá. Además, introducirás la noción de propiedades del campo, como la longitud del texto o el formato de fecha/hora.

• • Designación de Clave Primaria:
    • En este punto, se destaca la importancia de designar una clave primaria para la tabla. Deberás seleccionar un campo que actuará como clave primaria, proporcionando unicidad y facilitando la identificación única de cada registro.

Definición de Campos en el Diseño de Tablas en Microsoft Access

La «Definición de Campos» es un aspecto crucial en el diseño de tablas, ya que cada campo representa una categoría específica de información dentro de la base de datos.

1. Identificación de Categorías de Información:
   • Antes de crear una tabla, es esencial que  comprendas qué tipos de información se almacenarán en la base de datos. Cada campo debe representar una categoría única y específica de datos. Por ejemplo, en una tabla de «Clientes», los campos podrían incluir «Nombre», «Dirección», «Número de Teléfono», etc. Identificar estas categorías es fundamental para la organización efectiva de la información.

• Asignación de Nombres Significativos:
  • Se hará hincapié en la asignación de nombres significativos a cada campo. Debes seleccionar nombres descriptivos que reflejen claramente la información que contendrá el campo. Esto no solo facilita la comprensión de la estructura de la tabla, sino que también mejora la claridad y la consistencia en el uso de la base de datos.
• Elección del Tipo de Dato Adecuado:
  • Cada campo en una tabla tiene un tipo de dato asociado que define el tipo de información que puede almacenar. Debes elegir el tipo de dato adecuado para cada campo. Por ejemplo:
    • Texto: Para nombres, direcciones y cualquier información de texto.
    • Número: Para valores numéricos como cantidades o códigos.
    • Fecha/Hora: Para fechas y horas.
    • Autonumérico: Para generar automáticamente números únicos, comúnmente utilizado para claves primarias.

• Consideraciones sobre Longitud y Formato:
  • Dependiendo del tipo de dato, algunos campos pueden requerir ajustes adicionales. Por ejemplo, en campos de texto, se puede especificar la longitud máxima del texto. En campos de fecha/hora, se puede seleccionar el formato preferido. Debes considerar estas opciones para adaptar los campos a sus necesidades específicas.

• Aplicación de Claves Primarias:
  • En esta etapa, se introducirá la importancia de designar una clave primaria. La clave primaria es un campo único que identifica de manera exclusiva cada registro en la tabla. Debes seleccionar el campo más adecuado como clave primaria para garantizar la unicidad y la integridad de los datos. Para ello debes seleccionar el campo el cual será la clave principal (código, cédula, dnu, etc) y pulsar o dar clic en la llave como se muestra a continuación:

Claves Primarias en el Diseño de Tablas en Microsoft Access

La comprensión de las «Claves Primarias» es esencial en el diseño de tablas en Microsoft Access, ya que desempeñan un papel crucial en la identificación única de cada registro.  A continuación, se desarrolla este concepto:

1. Definición de Clave Primaria:
   • El concepto de clave primaria como un campo especial en una tabla  sirve para identificar de manera única cada registro en esa tabla. La clave primaria garantiza que no haya duplicados y facilita la referencia y la vinculación entre tablas relacionadas.
2. Importancia de la Identificación Única:
   • La importancia de contar con identificadores únicos para cada registro en una tabla es crucial para mantener la integridad de los datos y para garantizar que cada entrada pueda ser fácilmente distinguida y referenciada sin ambigüedades.
3. Selección del Campo de Clave Primaria:
   • La selección de un campo o una combinación de campos que cumpla con los requisitos de una clave primaria debe ser único para cada registro y preferiblemente no sujeto a cambios frecuentes.
4. Tipos de Campos para Claves Primarias:
   • Los tipos de campos comúnmente utilizados como claves primarias, son campos autonuméricos que generan automáticamente números únicos para cada registro. También, en ciertos casos, campos como códigos únicos o combinaciones específicas de campos pueden funcionar como claves primarias.
5. Designación en el Diseño de Tabla:
   • Designar un campo como clave primaria durante el diseño de la tabla en Microsoft Access  se realiza típicamente seleccionando el campo deseado y marcándolo como la clave primaria en las propiedades del campo.
6. Efectos en la Relación entre Tablas:
   • Las claves primarias son fundamentales en la creación de relaciones entre tablas. Cuando una tabla tiene una clave primaria, puede ser referenciada por otras tablas como una clave externa, estableciendo relaciones que evitan redundancias y garantizan la consistencia de los datos.
7. Ventajas de Utilizar Claves Primarias:
   • Las ventajas de utilizar claves primarias  mejora del rendimiento en búsquedas y consultas, la facilitación de la identificación de registros y la contribución a la integridad referencial en bases de datos relacionales.
8. Validación de Clave Primaria:
   • La necesidad de validar la integridad de la clave primaria, asegura que no haya valores duplicados y que se cumplan los requisitos de unicidad.

Tipos de Datos en el Diseño de Tablas en Microsoft Access

En la fase de «Tipos de Datos», te sumergirás en la variedad de opciones que Microsoft Access ofrece para definir cómo se almacena y se manipula la información en los campos de una tabla. Este conocimiento es esencial para adaptar la base de datos a las necesidades específicas de la información que se está gestionando. Aquí se explora en detalle:

1. 1. Texto:
      • El tipo de dato «Texto» se utiliza para campos que contendrán caracteres alfanuméricos, como nombres, direcciones o descripciones cortas. Deberás definir la longitud máxima del campo para ajustarse a la cantidad de caracteres necesarios.
   2. Número:
      • El tipo de dato «Número» se utiliza para campos que almacenan valores numéricos. Esto puede incluir cantidades, precios, códigos, entre otros.
   3. Fecha/Hora:
      • Este tipo de dato se aplica a campos que almacenan información de fecha y hora. Deberás elegir el formato de fecha/hora que mejor se adapte a tus necesidades, considerando la precisión requerida y la presentación visual.
   4. Memo:
      • El tipo de dato «Memo» se utiliza para campos que contienen texto largo, como notas extensas o descripciones detalladas. Entenderás cómo manejar y visualizar este tipo de datos en tus formularios e informes.
   5. Autonumérico:
      • El tipo de dato «Autonumérico» es especialmente útil para la creación de claves primarias. Este campo genera automáticamente un número único para cada registro, asegurando la identificación exclusiva. Es útil aplicar este tipo de dato para simplificar la gestión de claves primarias.
   6. Moneda:
      • Para campos que almacenan valores monetarios, el tipo de dato «Moneda» proporciona precisión en los cálculos relacionados con la moneda. Este tipo de dato ayuda a mantener la integridad de los datos relacionados con transacciones financieras.
   7. Sí/No:
      • Este tipo de dato se utiliza para campos que solo pueden tener dos valores posibles, como «Sí» o «No». Este tipo de dato es útil para representar estados binarios o respuestas afirmativas/negativas.
   8. Ole Object:
      • El tipo de dato «Ole Object» permite la incorporación de objetos OLE (Object Linking and Embedding), como imágenes u otros documentos, en la base de datos. Utilizar este tipo de dato permite enlazar o incrustar objetos.
   9. Hipervínculo:
      • El tipo de dato «Hipervínculo» se utiliza para campos que contienen direcciones web, direcciones de correo electrónico u otros vínculos.

Propiedades de Campo en el Diseño de Tablas en Microsoft Access

Las «Propiedades de Campo» son elementos clave en el diseño de tablas en Microsoft Access, ya que permiten personalizar y ajustar cómo se almacena y presenta la información en cada campo de la base de datos. Utiliza estas propiedades para adaptar la estructura de la tabla a las necesidades específicas de su conjunto de datos. Aquí se detalla esta fase del proceso:

1. 1. Longitud del Texto:
      • La longitud del texto en campos de tipo «Texto» es especialmente útil para limitar la cantidad de caracteres que pueden ingresar en un campo, asegurando la consistencia y evitando la entrada de datos excesivamente largos que puedan afectar la presentación.

1. • Formato de Fecha/Hora:
     • Para campos que almacenan información de fecha y hora se pueden elegir entre diferentes opciones de formato para adaptarse a las preferencias o estándares de presentación de fechas y horas, garantizando una representación clara y comprensible.

1. • Formato Numérico:
     • En campos de tipo «Número» o «Moneda», las propiedades permiten ajustar el formato numérico.

1. • Valores Predeterminados y Reglas de Validación:
     • Los  valores predeterminados para los campos puede agilizar la entrada de datos al proporcionar un valor inicial y  la aplicación de reglas de validación para garantiza que los datos ingresados cumplan con ciertos criterios, mejorando la integridad de la información.

1. • Máscara de Entrada:
     • La máscara de entrada es una propiedad que guía al usuario durante la entrada de datos. Por ejemplo, para un número de teléfono, una máscara podría mostrar automáticamente paréntesis y guiones para indicar el formato deseado.

1. • Índices:
     • La propiedad de índices mejora la velocidad de búsqueda y recuperación de datos al permitir la creación de índices en uno o más campos.

1. • Requerido/Permitir Nulos:
     • Las propiedades que determinan si un campo es obligatorio (requerido) o si se permite que esté vacío (permitir nulos). Esto influye en la integridad de los datos y en la gestión de registros incompletos.

Relaciones entre Tablas en Microsoft Access: Introducción

En esta etapa, se introduce el concepto fundamental de «Relaciones entre Tablas» en Microsoft Access. Aunque el tema se profundizará en clases posteriores, esta introducción proporciona una comprensión básica de cómo las tablas se vinculan entre sí para mejorar la eficiencia y la integridad de la base de datos. Aquí se exploran los puntos clave:

1. • Definición de Relaciones entre Tablas:
     • Las relaciones entre tablas se refieren a la conexión lógica entre campos en diferentes tablas de una base de datos. Estas relaciones permiten establecer vínculos significativos entre datos relacionados y son fundamentales para las bases de datos relacionales.
   • Evitar Redundancias de Datos:
     • La creación de relaciones entre tablas contribuye a evitar la redundancia de datos. En lugar de duplicar información en varias tablas, se establecen vínculos para compartir y referenciar datos, lo que mejora la eficiencia del almacenamiento y mantiene la consistencia de la información.
   • Mantenimiento de la Integridad Referencial:
     • La importancia de la integridad referencial se mantiene a través de las relaciones entre tablas. La integridad referencial garantiza que los vínculos entre las tablas sean coherentes y que no haya referencias a registros inexistentes.
   • Tipos de Relaciones:
     • Los tipos de relaciones comunes son la relación uno a uno, la relación uno a varios y la relación varios a varios.

1. • Establecimiento de Vínculos:
     • Aunque la práctica detallada se abordará más adelante, se introducirá la idea de cómo se establecen los vínculos entre campos en diferentes tablas.
   • Uso de Claves Primarias y Extranjeras:
     • Las claves primarias y extranjeras desempeñan un papel crucial en la creación de relaciones.
   • Consulta de Datos Relacionados:
     • Las relaciones entre tablas facilitan la consulta y recuperación de datos relacionados de manera eficiente.
   • Visualización de Relaciones:
     • Utilizar las herramientas de visualización de relaciones en Microsoft Access para tener una vista clara y comprensible de cómo las tablas están conectadas entre sí en la base de datos.