Clase 1: Cómo crear y usar plantillas en Word de manera eficiente

Automatización con Plantillas

Objetivo:

Hoy vamos a aprender Cómo crear y usar plantillas en Word de manera eficiente. Al finalizar, podrán automatizar documentos repetitivos de manera eficiente, ahorrando tiempo y manteniendo la consistencia en el formato de sus documentos.

1. Introducción a las Plantillas

Empecemos con lo básico. ¿Qué es una plantilla?

«Una plantilla es un documento con un formato predefinido que podemos reutilizar tantas veces como necesitemos. Por ejemplo, si siempre redactan cartas con el mismo encabezado, pie de página y formato, no tiene sentido escribir todo eso cada vez. Con una plantilla, solo tendrán que añadir el contenido específico de la carta, ahorrando tiempo y evitando errores.»

Veamos un ejemplo. Imaginen que necesitan enviar cartas formales todos los meses. Una plantilla les permitirá tener el formato ya listo, con el logo, el saludo y el espacio para el cuerpo de la carta. De esta manera, solo agregarán la información específica de cada carta.

2. Creación de una Plantilla Personalizada

Vamos a crear una plantilla. Haremos el ejercicio juntos.

1. Abrir un documento nuevo:
   • Abran Word y seleccionen «Documento en blanco». Este será el punto de partida de nuestra plantilla.
2. Formato del documento:
   • Ahora, configuraremos el documento con los elementos que siempre querrán tener en sus futuros documentos. Por ejemplo, si están creando una plantilla para informes, pueden agregar el título, el nombre de la empresa, el logo, y dejar espacios vacíos para completar más tarde.
   • Pueden cambiar la fuente, el tamaño de texto, agregar márgenes personalizados o cualquier otro detalle que será recurrente.

1. Guardar como plantilla:
   • Una vez que el documento esté formateado, vayan a Archivo > Guardar como.
   • En el cuadro «Tipo», seleccionen Plantilla de Word (.dotx).
   • Denle un nombre fácil de recordar y guarden la plantilla en una ubicación accesible.

Ahora, ya tienen su plantilla guardada. Este será su formato base para cualquier documento nuevo del mismo tipo.

3. Uso de Plantillas

Una vez creada la plantilla, veamos cómo se utiliza. Es realmente simple.

1. Vayan a Archivo > Nuevo y seleccionen «Personal» en la barra de búsqueda.
2. Ahí aparecerán las plantillas guardadas. Seleccionen la que acaban de crear.

«Supongamos que ya tienen una plantilla para informes mensuales. Cada mes solo necesitarán abrir la plantilla, añadir los nuevos datos del mes y ¡listo! El diseño y el formato estarán listos para ustedes.»

Este proceso les permitirá ser más eficientes y mantener siempre un diseño profesional y consistente en sus documentos.

4. Modificación de Plantillas

Para modificar una plantilla existente en Word 2021 sin crear un documento nuevo, sigue estos pasos específicos. Parece que estás abriendo la plantilla como si fuera un documento normal, lo cual hace que Word lo trate como un archivo «nuevo documento» en lugar de abrir la plantilla para edición. Aquí te explico cómo modificarla correctamente:

1. No la abras directamente desde el explorador de archivos:
   • En lugar de hacer doble clic sobre el archivo de la plantilla (.dotx o .dotm) desde el explorador, sigue los siguientes pasos.
2. Abrir la plantilla directamente desde Word:
   • Abre Microsoft Word primero.
   • Haz clic en Archivo en el menú superior.
   • Luego, selecciona Abrir y haz clic en Examinar.
   • Busca tu archivo de plantilla en la ubicación donde lo guardaste (la plantilla debería tener la extensión .dotx o .dotm).
   • IMPORTANTE: Selecciona la plantilla y en lugar de hacer doble clic para abrirla como documento, selecciona el archivo y luego haz clic en la flecha del botón Abrir (justo al lado del botón principal) y elige Abrir en lugar de Nuevo. Esto te permitirá editar la plantilla directamente.

1. Realiza las modificaciones:
   • Una vez que hayas abierto la plantilla en modo de edición, realiza los cambios que necesites (como cambiar el formato, imágenes, logotipo, etc.).
2. Guardar la plantilla:
   • Cuando termines de editar, guarda la plantilla como lo harías normalmente con cualquier documento. Simplemente ve a Archivo > Guardar o presiona Ctrl + S. Esto sobrescribirá la plantilla original, manteniendo las modificaciones para futuros usos sin la necesidad de crear una nueva plantilla.

Siguiendo estos pasos, modificarás la plantilla existente sin crear duplicados y sin que aparezca como un «Documento 1» o similar. ¡Intenta de esta manera y debería funcionar correctamente!

Esto es muy útil para situaciones como cambios en la identidad corporativa, donde pueden actualizar el logo o la información de contacto en todos los futuros documentos con un solo cambio en la plantilla.

5. Ejemplos Prácticos y Aplicaciones Comunes

Ejemplo práctico 1: Creación de una plantilla de factura

Si tienen un pequeño negocio, las plantillas de facturas les pueden ahorrar mucho tiempo. Pueden crear una plantilla con el logo, la información de la empresa, y las columnas para los productos y precios. Luego, solo tendrán que agregar los detalles de la transacción en cada nueva factura.

Ejemplo práctico 2: Plantilla de carta formal

Imaginen que deben redactar muchas cartas formales, como invitaciones o respuestas comerciales. Pueden crear una plantilla que ya incluya el saludo, la estructura de la carta, y solo tendrán que rellenar el cuerpo con el mensaje específico.

6. Ejercicio Final

Ahora que comprendemos cómo crear y modificar plantillas, vamos a ponerlo en práctica.

1. Tarea: Crear una plantilla para un boletín mensual.
   • Agreguen un encabezado con el nombre del boletín y la fecha.
   • Dividan el cuerpo del boletín en dos secciones principales, donde podrán ingresar las noticias o anuncios más relevantes.
   • Añadan un pie de página con la información de contacto de su empresa.
2. Uso: Luego de crear la plantilla, abranla como si fueran a crear el boletín de este mes. Añadan la información correspondiente y guarden el documento con un nombre distinto, asegurándose de que la plantilla original no se modifique.

Conclusión

Hoy hemos aprendido a crear, modificar y utilizar plantillas en Word. Con esta habilidad, pueden automatizar tareas repetitivas, mejorar su productividad y mantener un formato consistente en todos sus documentos. ¡Es hora de empezar a utilizar plantillas en su día a día y aprovechar todo el potencial que ofrece Word!

Recuerden que pueden personalizar las plantillas tanto como lo necesiten, y siempre estarán a un clic de distancia cuando necesiten un documento rápido y profesional.

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